El tiempo es un bien limitado y como tal hemos de aprovecharlo al máximo. Para sacarle el máximo partido debemos tener claras tres premisas básicas: a) Orden: Imprimir un ritmo ordenado a la vida profesional y personal, b) Administrar el tiempo: Ser dueños del propio tiempo y de la agenda, y c) Prioridades: Tener un claro orden de prioridades en lo que hemos de hacer.
Hablemos un poco más a fondo de estos tres puntos:
Muchas veces los agobios por falta de tiempo son agobios por falta de orden. Cuando no hay orden acabamos siempre por elegir lo que más nos apetece o aquello que parece urgentísimo, pero que resulta que no tenemos que hacer en ese momento. Es común la tentación de hacer lo urgente antes que lo importante, lo fácil antes que lo difícil, lo que termina pronto antes que lo que requiere un esfuerzo continuado.
Para ganar orden, y así tiempo, deberíamos tener en cuenta esta secuencia clave:
Detectar è Concretar è Ordenar prioridades
Si procuramos detectar los aspectos importantes, concretarlos y después establecer un orden de prioridades adecuado, entonces haremos lo que tenemos que hacer.
Hay diferentes modos de organizar el tiempo.
a) Lista tus tareas pendientes. Toma conciencia de lo que queda por hacer, abordando los temas cuanto antes. Cada tarea realizada, táchala. El limite de este sistema es que la distribución del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesión de los acontecimientos.
b) Usa una agenda. Anota los acontecimientos, compromisos y proyectos de cada actividad. El limite de este sistema es que no se pueden valorar debidamente las prioridades, sino que distribuimos el tiempo.
c) Establece prioridades. Es una suma de las dos anteriores. Se centra en la necesidad de fijarse objetivos, con sus correspondientes plazos. De acuerdo con ellos se prepara una planificación diaria que alcance la mayor eficiencia. No significa priorizar lo que está en la agenda, sino ordenar la agenda en base a tus prioridades.
d) Aprende a delegar. Según el grado de importancia y urgencia debes saber distribuir tus tareas. Durante el día, la mayoría de personas suelen hacer bastantes tareas importantes y urgentes (siempre apagando fuegos) y tareas que necesitan atención inmediata (timbre del teléfono).
En este contexto es difícil organizar la vida adecuadamente, porque siempre iremos a remolque de los mil pequeños problemas urgentes sin atender muchas cuestiones importantes, pero no urgentes.
Corremos el peligro de dejar de hacer muchas cosas, aún siendo importantes para nosotros, por el sencillo hecho que no reclaman de modo imperioso nuestra atención. Ante lo urgente reaccionamos, ante lo importante... no siempre. Debemos aprender a contar con los demás, saber delegar, confiar en los demás, saber transmitir con claridad lo que se desea conseguir y dejar un amplio margen a la iniciativa y a la creatividad de todos.
La esencia de una buena organización personal está precisamente en saber discernir en cada caso si debemos decir si o no. Nuestro error puede provenir de establecer mal las prioridades. El modo en que cada uno organiza su tiempo es consecuencia del modo en que cada uno ve sus prioridades.
Hace falta que reflexionemos sobre nuestro modo de organizarnos, sobre el equilibrio personal en todos los ámbitos de nuestra vida (atención a la familia, trabajo, formación, salud y descanso, cultura...) para no equivocarnos a la hora de diseñar el propio proyecto de vida. Proponernos aspectos de mejora personal, identificando los diferentes roles desempeñados y, ciertamente, los objetivos.
El mayor consejo: no se trata de organizar el tiempo, sino de organizarse uno mismo.
Daniel Lleonart
Gerente de Prefabricats Lomar
Miembro del Forum Millora Contínua
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