Comunicar esta decisión puede ser uno de los momentos más difíciles en la vida de un jefe. Pero, tarde o temprano, deberás enfrentarlo. Para hacerlo, te entregamos una serie de recomendaciones para abordar el tema en el momento preciso y utilizando las palabras correctas. Cuida cada detalle. Ten claridad sobre los motivos. Y nunca intentes minimizar la situación.

La experiencia dice que la mejor forma de evitar los despidos es reconociendo las necesidades reales de la empresa a la hora de contratar a un trabajador. Sin embargo, factores externos (desde un cambio legislativo hasta un acontecimiento climático) pueden obligar a reducir la plantilla de empleados.

Ahora bien, si al momento de la contratación ya sabes que el contrato tendrá una duración determinada, es importante dejarlo claro al trabajador y evitar malos entendidos.

1. Quién debe hacerlo

Cada empresa y cada jefe sigue sus propios métodos. En la mayoría de los casos es el superior directo quien lo hace, quizá acompañado por el responsable del departamento de Recursos Humanos. La persona que “acompaña” (también un miembro del equipo) puede servir de testigo si se inicia un juicio. Lo más importante es que quien lo haga tenga credibilidad (la situación puede volverse inmanejable si el afectado “no cree” lo que le están diciendo) y pueda argumentar realistamente las razones del despido.

2. Comunica directamente y con claridad

Decirle a una persona “estás despedido” no es fácil, pero escucharlo es peor aún. No titubees al comunicar la decisión y tampoco dejes espacio a dudas. El trabajador debe entenderlo claramente. Busca un momento en que ambos estén solos, salúdalo en forma cordial e invítalo a sentarse. Luego de una breve pausa, dilo. Puedes utilizar frases como:
- “La realidad de la empresa nos ha obligado tomar la decisión de prescindir de sus servicios”.
- “Hemos decidido prescindir de sus servicios”.
- “Con mucho dolor debemos informarle que ya no formará parte de esta empresa”.

3. Argumenta las razones

Sobre todo si la noticia es sorpresiva para el trabajador, su reacción puede tardar un poco. Aprovecha estos segundos para exponer en forma seria los motivos que llevaron a la empresa a tomar esta decisión. No lo abrumes con una larga lista de razones. Explica en forma concisa y pausada, dándole tiempo al trabajador para interiorizar tus palabras. Es importante que luego pueda pensar con calma lo que le ha pasado.

4. No crees falsas expectativas ni mientas

Lo peor que puedes hacerle a una persona es crearle falsas expectativas sobre la posibilidad de “trasladarte a otro departamento” o “hablar con alguien para que no te despidan”. Si hablas con él es porque la decisión está tomada. Tampoco le mientas sobre las razones ni busques subirle el ánimo con palabras falsas. Puedes ofrecer tu ayuda personal para recomendarlo en otro trabajo, pero deja que esa puerta se abra después.

5. Hazlo con la antelación necesaria

Cada empresa (sobre todo si hay contrato sindical) tiene sus propias políticas a la hora de despedir. Analiza este punto y hazlo según lo pactado, sea con una antelación de 15 o 30 días o de unas horas. Cada caso es diferente y depende de la persona a despedir: personalidad, funciones, situación familiar, etc. Si es posible, discútelo con tu segundo de a bordo o con un superior. Siempre es bueno recibir consejo, especialmente si intuyes que es un “caso difícil”.

6. Cuándo es mejor dar el aviso

Los profesionales, hasta ahora, no logran ponerse de acuerdo sobre cuál es el día y el momento preciso para despedir a una persona. Aquí van las consideraciones de cada caso:

• A primera hora en la mañana. Puedes anunciar la decisión sin que haya algún tema de trabajo “en el aire”. El trabajador, además, tiene la posibilidad de despedirse de sus compañeros y clientes. El problema es que, sin duda, todos en la empresa se enterarán de inmediato. Algunas personas prefieren irse sin despedidas ni falsas consideraciones.
• A última hora en la tarde. Si encuentras el momento propicio, es un buen momento para hablarlo con tranquilidad. El problema es que la persona puede pedirte no asistir el día siguiente, lo que generará comentarios al interior de la empresa (que luego tú tendrás que aclarar).
• El lunes. El trabajador viene animado después del fin de semana y con una actitud positiva que puede ayudar a hacer el momento del despido menos tenso. Sin embargo, esta misma actitud “relajada” puede llevarlo a un shock, sobre todo si no esperaba la noticia. Debes estar preparado para una semana muy difícil si la persona se quedará en el equipo.
• El viernes. Es positivo porque el trabajador tendrá al menos dos días para pensar en lo sucedido. Puede reflexionar sobre el problema hablando con amigos y familiares. Jugarán en tu contra todas las especulaciones que haga y el hecho de llevar su estado de desánimo al hogar.
• El jueves. Recomendable si quieres una salida rápida del trabajador. Al avisarle el jueves le das tiempo para que recoja sus efectos personales y se despida de sus compañeros y clientes (incluso puede organizar una comida o cena con sus más íntimos), sin que parezca una salida indecorosa.

7. Si la reacción es mala (o se sospecha)

Si el trabajador se comporta en forma iracunda o se sospecha una reacción violenta o vengativa, es recomendable:

1. Pedir la tarjeta de entrada a las instalaciones o las llaves de acceso.
2. Bloquear y respaldar la información contenida en su computador.
3. Mantener a algún compañero siempre con él mientras esté en las dependencias de la empresa.

8. Cuida a los que se quedan

Todos estos consejos buscan respetar la dignidad del trabajador despedido, pero también cuidar la moral de “los que se quedan”. Si el equipo nota o asume un mal trato en la salida de su compañero, el clima en la empresa se enrarecerá. Es importante comunicar al resto de los trabajadores las razones de la decisión y, sobre todo, calmar las aguas. Si no habrá más despidos, enfatizarlo. Si es posible que sí haya otros, informar cuándo es posible que suceda. Mientras más certeza tengan las personas, mejor.