En el mundo corporativo existe una enfermedad que deteriora la eficiencia de muchas personas y empresas. Tiene varios nombres, pero en México se conoce como “juntitis”. ¿De qué se trata? De un exceso de juntas o reuniones de trabajo. El resultado, seguramente, ya lo conoces: pérdida de tiempo, decisiones erróneas y malos entendidos entre colegas o diferentes áreas.

Por ello, lo primero que debes definir es si es indispensable convocar a una junta. Evalúa otras alternativas: escribir un e-mail, enviar un Memorando interno u organizar una conferencia telefónica. Si no puedes evitar una reunión, aprende a controlarla y sacar el máximo provecho a tu tiempo y al de los demás.

Antes de entrar de lleno a la organización de una junta de trabajo, lee estos dos consejos que pueden ayudarte a hacerlo mejor.

1. Conviértete en un facilitador

Necesitas actuar como un “facilitador” y no como el “dueño” de la reunión. Tu papel es dirigir el flujo de la discusión, remover obstáculos y consensuar propuestas. Escucha con atención y no monopolices el diálogo. Acoge todas las ideas y fíjate en cuáles son los puntos de divergencia. Pero, sobre todo, mantén un espíritu positivo y productivo. Si es posible, permanece neutral. Si tus objetivos son muy concretos, guíate hacia ellos sin obstruir la opinión de los demás.

2. Promueve un ambiente de colaboración

Para que la reunión sea efectiva debes buscar que los participantes se sientan bien consigo mismos y con el grupo. Si están de mal humor o la tensión es evidente, cancela la junta. Deben estar dispuestos y abiertos a compartir sus ideas y a trabajar juntos. Al finalizar el encuentro, es clave que salgan sintiendo que hicieron algo útil con su tiempo y que pudieron aportar. Por eso, nunca olvides agradecer a cada uno su participación y sus ideas. Hazles sentir que valió la pena.

Ahora que ya sabes cuál es tu papel y qué necesitas para promover un buen ambiente de trabajo, comienza a preparar el detalle de la reunión. Para ello, nada más sencillo que organizarte en tres etapas: antes, durante y después de la reunión.

Prepárate y define un objetivo

1. Acostúmbrate a planificar. Como decía el ex presidente de EE.UU., Dwight D. Eisenhower, “un plan no es nada, pero la planificación lo es todo”. Define el o los objetivos de la junta y traza una estrategia para alcanzarlos. Enuméralos en orden de importancia, ya que muchas veces no alcanzas a tocar todos los temas.
2. Identifica los puntos de conflicto. ¿Hay algún tema de la agenda que sea particularmente duro o pueda molestar a alguien? Si es así, define posibles escenarios y estudia cuál sería la mejor posición a tomar en cada caso.
3. Revisa el espacio (sala u oficina) y asegúrate que cumpla con los requisitos. Busca que las personas se sientan cómodas durante la reunión. Para ello, cuida el espacio (que haya sillas para todos, por ejemplo), iluminación, ventilación y privacidad.
4. Una vez que definas los temas a tratar, comunícalos con anticipación a los involucrados. Es la mejor forma de hacerlos partícipes y, por otro lado, evitar que se hagan “los que no sabían” el día del encuentro.
5. Define con claridad quién tomará las notas y escribirá los acuerdos tomados. Pero tampoco te confíes: lleva tus propios apuntes.

Administra la reunión para lograr lo que quieres

1. Al iniciar la junta, observa el lenguaje gestual de las personas. ¿Sientes tensión? Descubre por qué y trata de sonreir. No hay mejor “suavizante” que una buena sonrisa.
2. Para empezar, explica el motivo de la reunión (aunque lo hayas dicho en la convocatoria) y cuál es la meta.
3. Informa los puntos a tratar. Si hay objeciones, discútelas. Pero ten claro qué temas no puedes dejar de discutir.
4. Resume las decisiones o “ideas fuerza” de cada punto tratado. Esto te asegurará el consenso y evitará que algunas personas queden desconectadas de la conversación.
5. Insiste en pedir la opinión de todos.
6. A quienes se extiendan demasiado en sus planteamientos, invítalos a resumir.
7. Mira siempre a los ojos. Bajar la vista es señal de inseguridad y nerviosismo.
8. Si alguien se altera, simplemente pídele que baje la voz. Si insiste, es el momento de tomar una decisión: suspender el encuentro o pedirle que se retire. Si decides continuar sin esta persona, busca calmar la situación con un llamado a trabajar en equipo.
9. Si hay temas no resueltos, pregunta al grupo qué hacer.
10. Al finalizar la junta, repasa los acuerdos tomados y, si es posible, asigna responsabilidades en ese mismo instante. Establece, luego, un calendario de seguimiento.
11. Pregunta a los asistentes si creen que es posible mejorar la dinámica de trabajo. Encontrarás opiniones valiosas. Anota todas las sugerencias, aunque no estés de acuerdo con ellas.
12. Si es posible, fija la fecha del próximo encuentro.
13. No te alargues más de lo necesario, sobre todo si pusiste una hora de término.

Da seguimiento a los acuerdos tomados

1. Prepara un resumen muy preciso de la reunión, especificando qué compromisos se fijaron y sus responsables. Envíalo a los participantes y a quienes tengan o puedan tener injerencia en la realización de los acuerdos.
2. Agradece a quienes se destacaron durante la junta (por sus ideas o actitud).
3. Habla con los participantes que permanecieron más callados y pídeles su opinión (no una explicación por su “reserva”, que es algo muy distinto).
4. Verifica si se están siguiendo las fechas y objetivos pactadas.
5. Si es posible, comunícate directamente con las personas que asumieron compromisos y recuérdales, sutilmente, su tarea.